Sistem manajemen kehadiran karyawan memiliki peran penting dalam pengelolaan tempat kerja saat ini, terutama ketika kita membahas profitabilitas dan produktivitas perusahaan. Memiliki sistem pelacakan kehadiran karyawan yang andal, membantu perusahaan berkembang dan memastikan operasional bisnis berjalan mulus dan efisien.
Misalnya, seorang karyawan yang bekerja di departemen akuntasi memiliki jam kerja kantor mulai pukul 9 pagi hingga 6 sore. Jika dia datang terlambat untuk bekerja tetapi pergi tepat waktu, dia tidak akan mampu menyelesaikan semua tugasnya tepat waktu. Bukankah ini akan menghambat kinerja karyawan dan berdampak pada produktivitas perusahaan?
Namun, sistem manual menggunakan excel terlalu mudah untuk dimanipulasi. Efek kumulatif dari metrik absensi yang buruk merugikan baik karyawan maupun perusahaan. Sementara itu, kehadiran sistem manajemen kehadiran karyawan online dinyatakan mampu membantu tim sumber daya manusia perusahaan memantau keterlambatan secara akurat.
Sepenting itukah sistem manajemen kehadiran karyawan secara digital? Jawabannya, iya. Inilah yang diperoleh perusahaan ketika berinvestasi pada software attendance management solution.
1. Melacak Kinerja Karyawan
Sistem dalam aplikasi absensi karyawan memungkinkan tim HR untuk menentukan karyawan mana yang datang terlambat, bolos tanpa persetujuan atau pemberitahuan sebelumnya, cuti melebihi kuota seharusnya,atau pergi pada tengah hari kerja tanpa izin.
Dengan sistem absensi online, Anda dapat menghitung gaji setiap karyawan secara akurat. Hal ini mencegah kelebihan pembayaran dan kekurangan pembayaran gaji karyawan atas segala pelanggaran diatas yang dilakukan.
Karena pada kenyatannya, beberapa perusahaan di Amerika Serikat merugi jutaan dolar setiap tahun akibat perhitungan kehadiran karyawan yang salah.
Apalagi jika perusahaan yang bekerja dalam sistem shift, terlalu mudah bagi karyawan untuk curi-curi waktu, sehingga hampir tidak mungkin untuk menyimpan catatan kehadiran yang akurat tanpa sistem absensi karyawan.
2. Menyederhanakan Proses dengan Perhitungan Otomatis
Penggajian dan kehadiran online telah menyederhanakan proses penghitungan kompleks yang diperlukan dalam menghitung komponen pembayaran variabel gaji termasuk lembur. Aplikasi absensi online terbukti menurunkan ketidaksesuaian dan kesalahan.
3. Terapkan Disiplin
Salah satu manfaat utama berinvestasi ke aplikasi manajemen absensi karyawan adalah membantu menegakkan ketepatan waktu dan disiplin di antara karyawan Anda. Dalam ranah etika kerja, prinsip-prinsip seperti saling mendukung dan berkoordinasi, tanggung jawab atas pekerjaan seseorang, komitmen terhadap tujuan perusahaan dan kepatuhan terhadap kebijakan dapat dicakup dengan software attendance management solution.
Kehadiran setiap harinya adalah bagian dari kode tempat kerja ini. Jika beberapa karyawan mulai datang terlambat atau keluar lebih awal, banyak karyawan lain akan mulai melakukan perilaku serupa. Tentu pada akhirnya akan mengganggu kolaborasi dan koordinasi di antara tim dalam departemen, dan sebagai akibatnya, mempengaruhi produktivitas.
4. Mengurangi Dokumen Kertas dan Pengarsipan
Sistem pelacakan kehadiran tradisional melibatkan beberapa lembar excel yang membosankan. SIstem manual membuat tugas melacak waktu mulai bekerja dan selesai kerja menjadi lebih sulit. Terlebih dengan penumpukan dokumen yang mudah tercecer atau hilang, sementara backup dokumen belum tentu dilakukan.
5. Meningkatkan Produktivitas
Tiba di tempat kerja tepat waktu secara teratur meningkatkan produktivitas. Ini berarti, Anda dapat menjalankan semua pekerjaan yang ditugaskan dalam jangka waktu tertentu. Ketika pekerjaan selesai tepat waktu, operasional bisnis meningkat. Seiring dengan ketepatan waktu, sistem pelacakan kehadiran yang andal meningkatkan profesionalisme dan komitmen untuk bekerja; belum lagi niat baik di antara anggota tim.
6. Akses Jarak Jauh yang Mudah
Dengan sistem absensi berbasis cloud, detail absensi karyawan tersedia di satu aplikasi terpusat. Data yang dapat diakses oleh karyawan dari lokasi mana pun, sehingga membebaskan waktu HR dan memberikan transparansi lebih pada seluruh sistem pelacakan kehadiran / penggajian.
Dengan janji untuk melacak kinerja karyawan secara efektif, menegakkan disiplin, menghilangkan sistem pelacakan kertas, meningkatkan produktivitas, aksesibilitas jarak jauh yang mudah, dan menyederhanakan perhitungan; relevansi sistem manajemen kehadiran karyawan berbentuk aplikasi tak dapat disangkal.
